一個單位要實行內(nèi)部控制,重點應當在組織結(jié)構(gòu)及職責分工、授權(quán)批準、會計記錄、資產(chǎn)保護、職工素質(zhì)、預算管理和報告制度等重要環(huán)節(jié)組織實施。
授權(quán)批準控制
授權(quán)批準是指單位在處理經(jīng)濟業(yè)務的過程中必須經(jīng)授權(quán)批準以進行控制。企業(yè)每一層的管理人員既是上級管理人員的授權(quán)客體,又是對下級管理人員授權(quán)的主體。
授權(quán)標準的形式通常有一般授權(quán)和特別授權(quán)之分。一般授權(quán)是辦理常規(guī)性的經(jīng)濟業(yè)務的權(quán)力、條件和有關(guān)責任者作出的規(guī)定,這些規(guī)定在管理部門中采用文件形式或在經(jīng)濟業(yè)務中規(guī)定一般性交易辦理的條件、范圍和對該項交易的責任關(guān)系。在日常業(yè)務處理中可以按照規(guī)定的權(quán)限范圍和有關(guān)職責自行辦理。特別授權(quán)指受權(quán)處理非常規(guī)性業(yè)務,比如重大籌資行為、投資決策、股票發(fā)行等。
內(nèi)部控制要求明確一般授權(quán)和特別授權(quán)的責任和權(quán)限,以及每筆經(jīng)濟業(yè)務的授權(quán)批準程序。
組織結(jié)構(gòu)控制
實行和完善內(nèi)部控制,首先要從本單位的組織結(jié)構(gòu)開始,主要包括:確定單位的組織形式,明確相關(guān)的管理職能和報告關(guān)系,以及為每個組織單位內(nèi)部劃分責任權(quán)限。
根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過程中,應當遵循不相容職務相分離的原則。所謂不相容職務,是指那些如果由一個人或一個部門擔任,既可能弄虛作假,又能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務。單位的經(jīng)濟活動通常可以劃分五個步驟,即:授權(quán)、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄。一般情況下,如果上述每一步驟均由相對獨立的人員或部門實施,就能夠保證不相容職務的分離,便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。
會計記錄控制
會計記錄控制的要求是保證會計信息反映及時、完整、準確、合法。一個單位的會計機構(gòu)實行會計記錄控制,要建立會計人員崗位責任制,對會計人員進行科學的分工,使之形成相互分離和制約的關(guān)系。經(jīng)濟業(yè)務一經(jīng)發(fā)生,就應對記載經(jīng)濟業(yè)務的所有憑證進行連續(xù)編號,通過復式記賬,在兩個或兩個以上相關(guān)帳戶中進行登記,以防止經(jīng)濟業(yè)務的遺漏、重復,揭示某些弊端問題。
資產(chǎn)保護控制
資產(chǎn)保護控制主要包括接近控制、盤點控制,廣義上說,資產(chǎn)保護控制,可以包括對實物的采購、保管、發(fā)貨及銷售等各個環(huán)節(jié)進行控制。
接近控制主要是指嚴格控制無關(guān)人員對資產(chǎn)的接觸,只有經(jīng)過授權(quán)批準的人同才能夠接觸資產(chǎn)。一般情況下,現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現(xiàn)能力較強的資產(chǎn)必須限制無關(guān)人員直接接觸,間接接觸可通過保管、批準、記錄及不相容職務的分離和授權(quán)批準控制來達到。
盤點控制是指對實物資產(chǎn)進行盤點并將盤點結(jié)果與會計記錄進行比較,盤點結(jié)果與會計記錄如不一致,可能說明資產(chǎn)管理上出現(xiàn)錯誤、浪費、損失或其他不正?,F(xiàn)象。
職工素質(zhì)控制
職工素質(zhì)控制包括企業(yè)在招聘、使用、培養(yǎng)、獎懲等方面對職工素質(zhì)進行控制。招聘是保證單位的職工應有素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。單位的人事部門和用人部門應共同對應聘人員的素質(zhì)、水平、能力等有關(guān)情況進行全面的測試、調(diào)查、試用,以確保受聘人員能夠適應工作要求。
如果管理層重視對單位內(nèi)職工的投資、管理和使用,合理配置組織內(nèi)的人力資源,職工所創(chuàng)造的價值必然會增加;反之,就會造成人力資源價值的不充分發(fā)揮,甚至損失和浪費。
預算控制
預算控制是內(nèi)部控制的一個重要方面。經(jīng)過批準的預算就是單位的法令,單位內(nèi)部的各部門都必須嚴格履行,完不成預算,將要受到處罰。預算控制也是一個系統(tǒng),該系統(tǒng)的組織由預算編制、預算執(zhí)行、預算考核等構(gòu)成。預算控制的內(nèi)容可以涵蓋單位經(jīng)營活動的全過程,包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等諸多方面,也可以就某些方面實行預算控制。
預算的執(zhí)行層由各預算單位組織實施,并輔之以對等的權(quán)、責、利關(guān)系,由內(nèi)部審計部門負責監(jiān)督預算的執(zhí)行,通過預算的編制和實施,檢查預算的執(zhí)行情況,比較分析內(nèi)部各單位未完成預算的原因,并對未完成預算的不良后果采取改進措施。
風險控制
企業(yè)所面臨的風險按形成的原因一般可分為經(jīng)營風險和財務風險兩大類。
經(jīng)營風險是指因生產(chǎn)經(jīng)營方面的原因給企業(yè)盈利帶來的不確定性。比如,由于原材料供應地的政治經(jīng)濟情況變化等帶來的供應方面的風險,新產(chǎn)品、新技術(shù)開發(fā)試驗不成功,生產(chǎn)組織不合理等因素帶來的生產(chǎn)方面的風險,銷售決策失誤等帶來的銷售方面的風險,此外還有勞動力市場供求關(guān)系變化,自然環(huán)境變化,稅收調(diào)整以及其他宏觀經(jīng)濟政策的變化等方面等因素,也會直接或間接地影響企業(yè)正常經(jīng)營活動。經(jīng)營風險多數(shù)情況來源于企業(yè)外部,盡管如此,企業(yè)仍應采取有效的內(nèi)控措施加以防范。
財務風險又稱籌資風險,是指由于舉債而給企業(yè)財務成果帶來的不確定性。對財務風險的控制,關(guān)鍵是要保證有一個合理的資本結(jié)構(gòu),維持適當?shù)呢搨剑纫浞掷门e債經(jīng)營這一手段獲取財務杠桿的收益,提高自有資金盈利能力,同時也要注意防止過度舉債而引起的財務風險的加大,避免陷入財務困境。
編制業(yè)績報告
業(yè)績報告也稱責任報告,是單位內(nèi)部各級管理層掌握信息,加強內(nèi)部控制的報告性文件,也是內(nèi)部控制的重要組成部分。業(yè)績報告是為單位內(nèi)部控制服務的,屬于管理會計的范疇,因此,編制業(yè)績報告必須與單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和其他控制方式相結(jié)合,明確反映各級管理層負責人的責任。業(yè)績報告可以有日報、周報、月報、季報、年報等,并通過文件的形式予以規(guī)定。